Politique de MDLO Concernant les Renseignements Personnels

(en vigeur en février 2011)

POLITIQUE SUR LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cabinet juridique Michel Drapeau (MDLO) s’engage à préserver les normes les plus élevées de la confidentialité applicables aux renseignements que lui fournissent soit ses clients, agents ou autres intervenants et ses employés. Cette politique a été préparée dans le but d’affirmer notre engagement à protéger ce devoir de confidentialité et à informer le lecteur de nos pratiques concernant la collecte, la protection, l’utilisation et la divulgation des renseignements qui nous sont fournis. Aux fins de cette politique, le terme «client» se définit comme une personne qui mandate MDLO ou qui va consulter, d’une quelconque manière MDLO dans le but d’établir un quelconque mandat.

Nos obligations s’appliquent à tous les clients, employées, contracteurs et mandataires qui fournissent des services à MDLO ou en son nom dans le cadre d’une prestation de produits, services et renseignements à nos membres.

EN QUOI CONSISTENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Nous entendons par ‘renseignement personnel’ tout renseignement, consigné sous quelque forme que ce soit, concernant un individu identifié ou un individu dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir de ce renseignement, autre que les coordonnées professionnelles de la personne (soit ses nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone et de télécopieur et adresse électronique au travail).

DANS QUEL BUT RECUEILLE-T-ON DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

MDLO recueille des renseignements fournis par écrit (y compris via les médias électroniques) ou verbalement au sujet de ses clients ou employés afin de remplir les objectifs suivants ce qui comprend :

  • Communiquer avec les clients afin d’identifier leurs besoins et attentes;
  • Fournir aux clients des services et renseignements;
  • Pour fins comptables et de facturation;
  • Respecter toutes nos obligations légales ou réglementaires; et
  • Poursuivre tout autre but compatible avec les objectifs susmentionnés.

MDLO recueille aussi des renseignements pour gérer nos relations avec les employés.

DE QUELLE MANIÈRE UTILISE-T-ON LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

MDLO recueille, utilise et divulgue ces renseignements personnels à des fins considérées comme raisonnables dans les circonstances et seulement les renseignements nécessaires pour fournir des services ou renseignements à nos clients. Nous n’employons que des méthodes équitables et légales pour recueillir ces renseignements personnels.

L’utilisation que nous faisons de ces renseignements personnels se limite aux buts décrits dans cette politique.

QUAND PEUT-ON DIVULGUER VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

En règle générale, tous les renseignements concernant nos clients ou nos membres sont conservés sous le sceau de la plus stricte confidentialité et, hormis certaines circonstances limitées, ces renseignements ne peuvent être divulgués à quiconque, à moins que le client ou l’employé concerné ne l’ait expressément ou implicitement autorisé. MDLO ne divulgue pas le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de ses clients ou de ses membres à moins de recevoir une autorisation écrite pour une telle divulgation.

Lorsqu’il existe des circonstances justifiant ou autorisant l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels ou obligeant MDLO à divulguer ces renseignements sans le consentement de la personne concernée. Ce peut être :

  • Lorsque la loi ou une ordonnance émanant d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental l’exige;
  • Lorsque MDLO a des motifs raisonnables de croire qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou les biens d’une personne ou d’un groupe significatif;
  • Lorsque ces renseignements sont nécessaires pour établir ou percevoir des honoraires;
  • Lorsque MDLO a besoin de ces renseignements pour intenter des recours à sa disposition ou pour limiter tout dommage-intérêt réclamé à MDLO; ou
  • Lorsque ces renseignements sont publics.

Dans les cas où MDLO est obligée ou autorisée à divulguer des renseignements sans le consentement de la personne concernée, elle ne divulguera aucun renseignement supplémentaire à ce que les circonstances exigent.

CONSENTEMENT

À moins que la loi ne l’autorise, aucun renseignement personnel ne sera recueilli sans avoir au préalable obtenu le consentement de la personne concernée par la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements. MDLO peut toutefois demander à cette personne son consentement pour utiliser et divulguer ses renseignements personnels après leur collecte dans les cas où MDLO tient à utiliser ces renseignements dans un but non précisé dans la présente politique ou non préalablement précisé, ou encore à propos duquel la personne n’avait pas préalablement consenti.

ILorsqu’un client ou employé y consent, ses coordonnées seront utilisées par MDLO aux seules fins énoncées dans la présente politique. Si le client ou employé refuse d’accorder son consentement, alors MDLO n’utilisera ses coordonnées qu’à la seule fin de communiquer avec lui et ne devra divulguer ces renseignements à quiconque.

L’EXACTITUDE ET LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

MDLO veille à ce que tout renseignement personnel fourni par ses clients ou ses employés en sa possession soit exact, actuel et aussi complet que nécessaire pour les fins auxquelles MDLO utilise ce renseignement. Si MDLO découvre que les renseignements sont inexacts, incomplets ou périmés, elle révisera les renseignements personnels et, si besoin est, fera en sorte que les tiers à qui ces renseignements inexacts ont été fournis puissent également corriger leurs dossiers. Les renseignements au sujet d’un ex-client ou ex-employé ne sont pas corrigés et tant que MDLO les détient, MDLO ne peut en garantir l’exactitude.

MDLO conserve vos renseignements personnels uniquement pour la durée nécessitée par les motifs de leur collecte. Cette période peut être prolongée après la cessation des relations entre le client/l’employé et MDLO, mais ne durera que le temps requis pour que MDLO puisse communiquer avec vous ou pour recueillir suffisamment d’information pour régler tout problème susceptible de surgir à une date ultérieure. Lorsque MDLO n’a plus besoin de vos renseignements personnels, elle applique des méthodes destinées à détruire, supprimer, effacer ou convertir ces renseignements sous une forme anonyme.

Actuellement, Ottawa est le lieu principal où MDLO conserve ces renseignements personnels.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

MDLO s’engage à maintenir un niveau adéquat de sécurité physique, procédurale et technique dans ses bureaux et ses locaux réservés à l’entreposage des renseignements afin d’empêcher toute forme non autorisée d’accès, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification des renseignements personnels des membres. Ce principe s’applique également à la manière dont MDLO se débarrasse ou détruit ces renseignements personnels.

MDLO protège de façon accrue ces renseignements personnels en restreignant leur accès aux seuls de ses employés qui doivent connaître ces renseignements pour pouvoir fournir les produits, services et renseignements par MDLO.

Si un employé de MDLO fait un mauvais usage de ces renseignements personnels, cet acte sera qualifié d’infraction grave et pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire susceptible d’aller jusqu’au congédiement de l’employé. Si un particulier ou une organisation fait un mauvais usage de ces renseignements personnels – fournis dans le but d’offrir des services à MDLO ou en son nom – cet acte sera qualifié d’infraction grave et pourra faire l’objet d’une mesure susceptible d’aller jusqu’à la cessation de toute entente entre MDLO et la personne ou l’organisation fautive ou même une poursuite.

Nous vérifions régulièrement nos procédures et nos mesures de sécurité afin de garantir qu’elles demeurent efficaces et adéquates.

ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

MDLO autorise le droit raisonnable d’accéder aux renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’un client ou d’un employé et s’efforce de fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, plus précisément dans les 30 jours suivant la requête. Lorsque MDLO détermine que lesdits renseignements ne seront ou ne peuvent être divulgués, elle donnera à la personne qui fait la demande les motifs justifiant la non-divulgation.

Une demande d’accès aux renseignements personnels doit être adressée à notre agente chargée des questions de vie privée, madame Nicole Bélanger-Drapeau.

VISITES SUR LE SITE WWW.MDLO.CA

Le visiteur du site web de MDLO (www.mdlo.ca) n’est pas tenu de révéler ses coordonnées personnelles identifiables, tels que ses nom, adresse ou le numéro de téléphone. Ces renseignements ne peuvent non plus être transmis passivement par des moyens électroniques.

Notre serveur Web ne recueille pas les renseignements des visiteurs sous forme d’adresse de domaine ou de protocole Internet (PI) mais recueille des renseignements concernant les pages qui ont été consultées. Cette information est à usage interne uniquement et sous forme agrégée, afin de mieux servir les visiteurs du site en nous aidant à :

  • Administrer nos sites;
  • Diagnostiquer tout problème technique; et
  • Améliorer le contenu du site www.mdlo.ca.

COMMUNICATION PAR COURRIEL AVEC MDLO

Clients potentiels ou autres personnes intéressées

Les renseignements que fournit MDLO par le biais de son site Web sont généraux et ne s’adressent à aucun Internaute en particulier. Ainsi, malgré la pertinence et la véracité de ces informations, ils ne constituent ni des avis légaux ou encore moins des opinions juridiques. MDLO n’est pas responsable pour tous gestes ayant été posés ou non posés en fonction des renseignements paraissant sur le site Web www.mdlo.ca. Les informations légales fournies étant de nature générale, il est nécessaire de consulter un avocat avant de prendre toute décision juridique.

De plus, le seul fait de visiter notre site Web ou encore de poser des questions ou faire part de commentaires par voie électronique
ne crée pas une relation avocat-client.

Ainsi, nous vous demandons de ne pas fournir d’informations confidentielles ou personnelles dans vos courriels électroniques car il serait possible que nous représentions la partie adverse.

Clients

Nos clients sont régulièrement mis en garde de NE pas communiquer avec nous pour tout ce qui touche à leurs affaires juridiques à partir de leur adresse internet dans leur milieu de travail.

On avise également nos clients des dangers associés avec une possible interception de leurs renseignements personnel ou ceux qui protégés par le privilège avocat-client lorsqu’ils communiquent avec nous par voie de courriel.

LES SITES DE RÉSEAUTAGE SOCIAL

MDLO utilise aucune site de réseautage pour communiquer ou interagir avec ses clients, ses employés ou pour faire de la diffusion d’information auprès du public.

PRATIQUES EN ÉVOLUTION

Cette politique est entrée en vigueur en février 2011. MDLO procédera périodiquement à une mise à jour et à une révision de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée ainsi que du contenu de cette politique. Advenant toute modification aux présentes, un avis sera affiché sur le site.